宴会上手になろう!同窓会編

同窓会の幹事は他の宴会と比べて、とても大変そうなイメージがあります。クラスみんなの住所を調べて、日程を調整して、はがきを出してと同窓会ならではの大変さがありますね。また、ひとくちに同窓会と言っても、学年全体で開催する大規模なものから、親しい友人だけで集まって行う小規模なものまで様々です。

同窓会とは

同窓会とは同じ学校を卒業した人同士が、当時を振り返り懐かしむために集まる行事のことです。特に同時期に卒業した人が集まる場合を同期会、同じクラスであった人が集まる場合をクラス会ということもあります。最近では、かつて恋愛関係があった人や片思いだった人同士が再会を果たし、同窓会をきっかけに急接近することも多く「同窓会結婚「同窓会不倫」などという言葉も生まれています。通常、幹事を務める人が往復はがきやメールなどで実施の通知を出し、出席・欠席を集約します。会場は人数に応じて、料亭、割烹、ホテルの宴会場などが使われます。最近では幹事を請け負う代行業者に、企画をすべて依頼するという場合もあるようです。

実施の条件

いじめなどにより人間関係が気まずいクラスの場合は実施が困難になります。また、いじめなどがなく人間関係が比較的良好であっても、リーダーシップをとって会を仕切れる幹事役がいなければ実施は出来ません。つまり、「人間関係が良好」で「幹事を務める人がいる」という2つの条件をクリアして初めて同窓会は開催できるのです。

出席者

同窓会の出席者は、そのクラスの担任の先生とクラスに所属していた全員が対象になります。ただし連絡先が不明な人は対象外になることが多いです。近年ではインターネットの普及により、掲示板やソーシャル・ネットワーキング・サービスなどで同級生が再会し、同窓会が開かれるケースも増えています。ただし、本人が現在の住所・職業などを知られたくないと思っている場合や同窓会名簿に氏名を掲載されること自体が嫌だという人もいますので、個人情報の取り扱いには十分な配慮が必要です。

同窓会の準備

幹事を集める

大人数で開催される同窓会の場合、ひとりですべてを準備するのは大変です。協力してくれる同級生を2人~3人集めて、手分けして作業するようにしましょう。また幹事を選ぶ際には、自分と仲の良い人だけでなく、交友関係の広い人や違う部活だった人、性別の違う人などを選ぶと作業が円滑に進みます。

日程を決める

同窓会には準備に時間がかかる場合があります。また、参加者のスケジュール調整のことも考え、余裕を持って半年くらい先の日程にしましょう。地元で開催する場合は、多くの人が帰省しやすいお盆やお正月に合わせて設定すると参加率アップにつながります。

会場を決める

地元(学校がある場所)で開催するのが基本ですが、他に集まりやすい場所がある場合はそこでもいいと思います。開催地域が決まったら、お店の予約をしましょう。人数は確定するまでに時間がかかるので、お店側に大体の人数を伝えて会場を抑えます。出来るだけ柔軟な対応をしてくれるお店を選ぶといいですね。

プログラムを決める

当日にメリハリ良く進行するため、プログラムをあらかじめ決めておきましょう。ゲームや余興などをするよりも、当時の写真や映像を流すほうが好評です。また、担任の先生が出席する場合には、必ず挨拶の場を設けましょう。当時流行った音楽をBGMなどで流すと盛り上がります。また、久しぶりにあう人たちとの語らいの時間は長めに設定しましょう。プログラムが決定したら、必要な機材や道具を調達する係を決め、当日までに準備しましょう。プロジェクターなどの大型機材は会場で貸し出ししてくれる場合もありますので、料金や使い方など事前に調べておくといいですね。

会費を決める

同窓会では当日の飲食代に加え、連絡用のはがき代、通信費、会場費、設備費、式次第などの費用、担任の先生へのプレゼント代、記念写真の撮影・現像・発送代などが掛かります。同窓会のプログラムによっても変わってきますので、早めに計算して予算を決めておきましょう。また、当日突然キャンセルがでる場合もありますので、実際の経費+飲食代+αに設定しておきましょう。余ったお金が2次会に回します。また、開催前にかかる費用はすべて幹事の立替となりますのでお金に余裕を持って準備しておきましょう。

住所録をつくる

卒業アルバムや文集などから出席者の名簿を作りましょう。現住所や連絡先を埋めて行き、住所録を作ります。エクセルなどで管理しておくと編集しやすく、案内状を作るのも簡単です。幹事メンバーの伝手を最大限に活かし、同級生の現住所を調べます。それでも判らなかった場合は、実家の住所にはがきを送るなど出来るだけのことはしましょう。この住所録は、数年後にまた同窓会をする時に使えますので大事に保存しておきましょう。

案内状

上記の住所録をもとに案内状を作ります。案内状は往復はがきを使用するのが一般的です。日程と会場、会費、出席・欠席の選択欄、住所・名前・電話番号を書く欄、返信期限を記載します。同窓会会場への連絡もあるので、案内状は2~3ヶ月前に発送し、返信期限は1ヶ月前くらいに設定しておきましょう。また、担任の先生への案内状は会費を記載せず、当時の感謝の気持ちを添えて送るといいでしょう。

当日必要なものを準備する

当日必要なものは以下の通りです。この他にもプログラムによって必要なものが代わってきますので、幹事メンバーでよく話し合い、事前に準備しておきましょう。

  • 出欠確認に使う参加者リスト
  • 名札
  • 式次第
  • 担任の先生へのプレゼント
  • 集金につかう金庫・お釣り
  • カメラ
  • その他プログラムに必要なもの

2次会会場を押さえる

同窓会は二次会といえども大人数になる可能性があります。事前に場所の確保をしておいたほうがいいでしょう。大体全体の半分くらいの人数が二次会に参加する傾向が強いようなので、それよりも少し多めの人数が入れる会場を探しておくといいですね。場所は一次会の会場から近く、リーズナブルなお店がいいと思います。

当日の注意

幹事は早めに会場入りし、機材のチェックや受付の準備、プログラムの最終確認などを行いましょう。会費は受付の際に受け取るようにします。途中で帰ってしまう人などもいるため、必ず先に回収しましょう。また、先生からは会費を受け取らないのが一般的です。